Registro de viajeros y SES.Hospedajes: cómo cumplir con un check-in online
Desde diciembre de 2024 todos los alojamientos de España comunican sus reservas y huéspedes a SES.Hospedajes. Un dato mal escrito basta para que el parte vuelva rechazado. Esto es lo que exige la norma y cómo un check-in online lo resuelve antes de que el huésped llegue al mostrador.
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Qué exige el RD 933/2021
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, obliga a los establecimientos de alojamiento —hoteles, hostales, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, campings y similares— a registrar los datos de sus huéspedes y a comunicarlos al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes. La obligación es exigible desde el 2 de diciembre de 2024.
Se comunican dos cosas: las reservas y el parte de viajeros de cada huésped al hacer el check-in. El parte debe comunicarse en un plazo máximo de 24 horas. Los registros se conservan durante tres años.
Qué datos hay que recoger de cada huésped
- Nombre, primer apellido y segundo apellido (obligatorio con DNI o NIE).
- Sexo, nacionalidad y fecha de nacimiento.
- Tipo y número de documento; con DNI o NIE, también el número de soporte.
- Dirección de residencia completa.
- Al menos un medio de contacto: teléfono o correo electrónico.
- Parentesco con el titular cuando viaja un menor.
A esto se suman los datos del contrato (referencia, fechas y horas de entrada y salida, número de huéspedes y de habitaciones) y el tipo de pago.
Los errores que más rechazos provocan
La mayoría de los partes devueltos no se deben a datos falsos, sino a datos incompletos o mal formateados:
- Falta el número de soporte del DNI o NIE.
- Falta el segundo apellido de un huésped español.
- La letra de control del DNI no corresponde al número.
- Fechas en un formato distinto del esperado.
- Códigos de país de dos letras en lugar de tres.
- Ni teléfono ni correo electrónico.
Cuando estos datos se copian a mano en recepción, en hora punta y desde un pasaporte en otro alfabeto, los errores son inevitables. Un dígito mal leído basta para que el registro rebote.
Qué aporta un check-in online
La idea es sencilla: que los datos los aporte el propio huésped, desde su móvil y en su idioma, y que el sistema los valide antes de que lleguen al PMS. Así es como funciona el check-in online de Eloquos:
- El huésped escanea un código QR. Sin app: una página web en ocho idiomas, o WhatsApp si lo prefiere.
- Hace una foto de su pasaporte o DNI y la IA lee los datos del documento.
- El sistema localiza su reserva en el PMS y le pide solo lo que falta.
- Valida cada dato con las reglas de SES.Hospedajes: letra del DNI, número de soporte, segundo apellido, formato de fechas, código postal, contacto, parentesco de los acompañantes.
- Todo el grupo hace el check-in en la misma sesión, incluidos los menores.
- Cada huésped firma el parte de entrada en la pantalla; se archiva en PDF en español y en su idioma.
- Los datos validados se escriben en el PMS, desde donde se comunican a SES.Hospedajes como hasta ahora.
Hoy funciona integrado con los PMS Astro y Avalon (Antfor) en hoteles de Gavimar Hotels, HSM · Hoteles Saint Michel y Honne Hotels.
Resultados en Gavimar Hotels
En sus primeras semanas en producción, del 26 de mayo al 18 de junio de 2026, el check-in online de Eloquos en los hoteles de Gavimar Hotels registró a 499 huéspedes de 24 nacionalidades:
- El 98 % de las fichas llegó al PMS completa y válida para SES.Hospedajes.
- Cada grupo tardó una mediana de 4,7 minutos en completar el check-in.
- El 28 % de los check-ins se hizo fuera del horario de recepción.
Qué cambia en recepción
- Menos colas en los días de llegada de grupos: los datos llegan antes que el huésped.
- Menos partes rechazados: lo que no cumple las reglas se corrige en el momento, con el huésped delante.
- Partes firmados y archivados sin papel.
- Check-ins fuera del horario de recepción, sin personal adicional.
